Referat Organizacyjny
Kierownik: Michał Piwek
Kontakt:
ul. Kościuszki 45, 05-822 Milanówek
tel. 22 758 30 61 wew. 200 (działalność gospodarcza), 229 (ubezpieczenia), 157 (kierownik), 217, 222 (sekretariat Burmistrza)
fax 22 758 81 20
e-mail: organizacyjny@milanowek.pl
Zadania:
1. Referat Organizacyjny działa w celu zapewnienia obsługi funkcjonowania Burmistrza i Urzędu, sprawnej obsługi interesantów, realizacji obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów, efektywnego komunikowania o działaniach organów Miasta i jego jednostek, promocji Miasta oraz współpracy z organizacjami pozarządowymi.
2. Referat, poprzez Sekretariat Burmistrza, realizuje zadania związane z organizacją prac i spotkań Burmistrza.
3. Referat realizuje zadania związane z obsługą interesantów i korespondencji, dotyczące w szczególności:
1) przyjmowania i rejestrowania korespondencji wpływającej do Urzędu w elektronicznym systemie obiegu dokumentów oraz rozprowadzania jej po dokonaniu dekretacji, do właściwych komórek organizacyjnych.
2) przygotowywania korespondencji i przesyłek pocztowych do wysyłki;
3) obsługi urządzeń łączności;
4) udzielania pomocy w ukierunkowaniu załatwienia spraw przez interesantów;
5) udzielania pomocy interesantom w wypełnianiu wniosków, druków, podań;
6) udzielania pełnej informacji na temat pracy Urzędu.
4. Referat realizuje zadania zlecone z zakresu działalności gospodarczej, dotyczące w szczególności:
1) wniosków składanych do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej;
2) zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
3) licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką na obszar Miasta;
4) zezwoleń na przewóz regularny i regularny specjalny na obszar Miasta;
5) czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego, polegających na zapewnieniu:
a) wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności;
b) urzędowych formularzy wniosków umożliwiających rejestrację spółek jawnych;
c) dostępu do informacji o wysokości opłat i sposobie ich uiszczania;
d) informacji o właściwości miejscowej sądów rejonowych.
5. Referat realizuje zadania związane z obsługą administracyjną i techniczną Urzędu, dotyczące w szczególności:
1) podróży służbowych pracowników Urzędu,
2) dyscypliny pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia środków i osób do udzielania pierwszej pomocy i wykonywania czynności w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników;
3) prowadzenia dokumentacji opatrzonej klauzulą niejawności;
4) sprawozdań statystycznych;
5) zakupów inwentarza ruchomego, materiałów i pomocy biurowych oraz druków;
6) koordynowania systemu ewidencji składników majątkowych Miasta;
7) ochrony mienia;
8) bieżącej konserwacji, napraw i remontów obiektów w budynkach Urzędu;
9) zgłaszania Referatowi Technicznej Obsługi Miasta konieczności wykonana robót budowlanych, wymagających pozwolenia na budowę lub zgłoszenia do organu administracji architektoniczno-budowlanej;
10) zapewnienie niezbędnych dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, wody, gazu oraz odprowadzanie ścieków i wywóz śmieci z budynków Urzędu;
11) zapewnienia ochrony fizycznej i ubezpieczenia mienia;
12) czystości i estetyki w budynkach Urzędu;
13) zapewnienia, przy współpracy Zespołu do spraw Komunikacji Społecznej, oprawy i uroczystości miejskich (zawieszanie flag, ozdób świątecznych, przygotowywanie scenografii itp.) oraz ich zabezpieczenia.
6. Referat realizuje zadania zlecone, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów powszechnych, referendów i spisów.
7. Referat realizuje zadania zlecone w sprawach związanych ze zgromadzeniami, dotyczące w szczególności:
1) przyjmowania zawiadomień o zgromadzeniach od organizatorów
2) wydawania decyzji o zakazie zgromadzenia.
8. Referat wydaje pozwolenia na przeprowadzanie zbiórek publicznych i na organizowanie imprez masowych.
9. Referat realizuje zadania związane z gospodarką mieszkaniową gminy, dotyczące w szczególności prowadzenia spraw osób oczekujących na przydział mieszkania komunalnego oraz prowadzenia rejestrów tematycznych.
10. Referat, przy pomocy Zespołu Komunikacji Społecznej, realizuje zadania własne gminy z zakresu komunikacji z podmiotami zewnętrznymi, polityki informacyjnej i promocji Miasta, dotyczące w szczególności:
1) organizowania imprez miejskich, w szczególności patriotycznych i związanych ze świętami, nie należących do właściwości innych jednostek organizacyjnych Urzędu i komórek organizacyjnych Miast oraz współpraca z tymi podmiotami przy organizowaniu ich imprez;
2) bieżącego informowania mieszkańców Miasta i mediów o działaniach, decyzjach i zamierzeniach organów Miasta i jednostek organizacyjnych Miasta za pomocą dostępnych form, środków i narzędzi;
3) prowadzenia strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta i strony internetowej Urzędu Miasta;
4) pozyskiwania informacji, redagowania i publikowania ich w Biuletynie Miasta Milanówka, mediach, stronie internetowej Miasta i portalach społecznościowych;
5) udzielania odpowiedzi na informacje medialne dotyczące działalności organów Miasta oraz jednostek organizacyjnych Miasta;
6) organizowania i koordynowanie udziału Burmistrza oraz pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta komórek organizacyjnych Urzędu w konferencjach prasowych, wywiadach i innych spotkaniach z mediami;
7) prowadzenia monitoringu mediów
8) informacji i dokumentacji istotnych miejskich wydarzeń, w tym zapewnienie rejestrowania audiowizualnego posiedzeń komisji i sesji Rady;
9) publikacji reklamowych w mediach;
10) materiałów promocyjnych Miasta;
11) inicjowania, organizacji i udziału w lokalnych i ponadlokalnych wydarzeniach promocyjnych;
12) zakupu i zużycia materiałów promocyjnych i reklamowych Miasta;
13) koordynowania współpracy zagranicznej Miasta.
11. Referat, przy pomocy Zespołu Komunikacji Społecznej, realizuje zadania własne gminy z zakresu współpracy z organizacjami pozarządowymi, w tym w szczególności:
1) przygotowywanie i konsultowanie projektów rocznych programów współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi oraz sporządzanie sprawozdań z ich realizacji;
2) koordynowanie konsultacji projektów aktów prawa miejscowego z organizacjami pozarządowymi;
3) przygotowywanie i organizowanie konkursów na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe, w tym klubów sportowych działających na obszarze gminy;
4) nadzór i rozliczanie zadań publicznych realizowanych przez podmioty niepubliczne.
12. Referat prowadzi ewidencje i rejestry dotyczące właściwości merytorycznej Referatu, w tym:
1) rejestr zarządzeń Burmistrza Miasta Milanówka;
2) rejestr wpływającej korespondencji do Urzędu i wychodzącej z Urzędu;
3) ewidencję przeprowadzonych kontroli;
4) rejestr skarg i wniosków;
5) rejestr petycji;
6) rejestr gminnych jednostek organizacyjnych;
7) rejestry zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
8) rejestr wniosków i wydanych licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką;
9) Ewidencję Innych Obiektów Świadczących Usługi Hotelarskie;
10) ewidencję delegacji służbowych;
11) ewidencja działalności gospodarczej (wpisy archiwalne tj. wykreślone przed 01.01.2012 r.
12) wykaz budynków prywatnych zasiedlonych na podstawie szczególnego trybu najmu;
13) rejestr pustostanów.
Wersja do druku
